Article:? Qu'est-ce Document Management

Certains systèmes vous permettent de travailler à l'intérieur du système pour toutes les modifications d'un document. Certains systèmes ouvrent le logiciel réelle de travailler, par exemple MS Word. Il est important que vous pensez à comment vous voulez que cela fonctionne. Cela est également important quand on regarde le point suivant, comment être en mesure de rechercher et de trouver le document que vous recherchez.

* Possibilité pour la recherche

Vous devez penser à la façon d'être capable de rechercher le document.

Une solution consiste à créer des Méta-informations sur le document et relier les informations de sorte qu'il est facile à trouver. Une autre façon est d'être en mesure de rechercher le titre, l'auteur et le résumé. Ceci est, cependant, également considéré comme méta-données.

Une autre façon est d'être capable de faire une recherche en texte dans un document. Ceci est un peu plus difficile si vous permettez pour tous les formats de fichiers, mais il ya quelques systèmes de gestion de documents de très bons qui seront en mesure de vous aider là-bas aussi.

* Traçabilité

Une des choses les plus importantes est la traçabilité. Qui a changé le document et quand? Quels changements ont-ils fait et nous sommes capables de retourner facilement à une version antérieure?

Une chose que vous pourriez vouloir tracer est de savoir qui a lu le document. Peut-être que vous souhaitez suivre que tout le monde a lu les modifications du document et donc doivent être conscients de ce qui est écrit.

Il ya beaucoup de choses qui peut être dit à propos de la gestion de documents.

Au début on peut considérer qu'il est très facile, mais après un moment vous comprendre la complexité de celui-ci. Cet article met en place quelques idées de ce à réfléchir et à ouvrir votre esprit à des questions à poser lors de l'examen de votre système de gestion de document suivant.