Création de la structure organisationnelle pour le système de gestion de documents est indispensable avant de décider sur ce que vous avez besoins.
Lorsque vous allez à travers l'organisation et la façon dont les documents doivent être accessibles et utilisables par tous, vous comprendrez beaucoup plus de la façon dont vous souhaitez que le système fonctionne.
* Collaboration
L'un des objectifs de gestion de documents systèmes est d'améliorer la collaboration et ont les gens changent le document et facilement voir la dernière révision du document.
Alors, comment voulez-vous que cela fonctionne? Voulez-vous que chacun soit en mesure de modifier le document en même temps ou voulez-vous un à la fois ajouter leurs changements?
La première option est généralement assez difficile, mais il ya peu de systèmes de gestion de documents qui peut faire cela. La deuxième solution est plus facile et ont été autour depuis longtemps. Que se passe généralement est que vous «check out» du document de faire des changements. Vous verrouillez ensuite le document pour quelqu'un d'autre pour changer.
Ils seront, cependant, être en mesure de voir la version précédente du document (la plus à jour qui est dans le système). Lorsque vous avez fini de modifier le document que vous "check-in" le document modifié pour le rendre visible à tout le monde.
* Accessibilité
Comment devriez-vous être en mesure d'accéder aux documents? Ceci est une question délicate puisque vous voudrez peut-être capable de travailler avec le document lorsque vous êtes en voyage et ne pas avoir accès à Internet.
Certaines entreprises sont heureux d'avoir le document accessible uniquement en ligne et si vous souhaitez prendre à la maison, vous pouvez faire une copie sur votre ordinateur et l'afficher en mode hors connexion. Si vous voulez faire des modifications à ce que vous faites en ligne. Cependant, il ya aussi des entreprises qui ont besoin d'être en mesure de traiter la possibilité de changer également le document hors ligne.
* Les formats de documents
Quels types de documents voulez-vous être en mesure d'avoir dans votre système de gestion de documents et comment voulez-vous qu'ils pu