a) Date et lieu de la réunion, ainsi que d'autres informations de réunion accompagnant. Il y aura des moments où vous aurez besoin de revenir en arrière et trouver des informations sur une réunion qui a eu lieu à une certaine date.
b) Participation. Prenant la participation aux réunions est très important, surtout quand il ya la responsabilité impliqué.
Avec les informations de présence, vous pouvez toujours dire qui était présent lors de décisions ont été prises, ou lorsque certains sujets ont été abordés.
c) les notes de réunion. Ecrivez autant que vous pouvez sur ce qui est dit, a décidé ou voté. Ne vous inquiétez pas au sujet de votre structure de notes ou le formatage du texte pendant que vous tapez. Capturez autant de données que possible. Plus tard, quand la réunion est terminée, passer un peu de temps pour formater correctement le texte des notes de réunion.
Éléments
D) d'action.
Si il ya une action, un ou une tâche à faire, ce qui doit être fait par quelqu'un, l'écrire et de prendre note de tous les délais associés à l'élément d'action. Il est une bonne idée d'avoir les éléments d'action écrits séparément, et d'éviter de les mélanger avec les notes de réunion. Les gens ont tendance à glisser sur le texte des notes et vos points d'action devrait se démarquer dans le rapport. Une autre approche pour rendre les éléments d'action visible est de mettre le texte des éléments d'action (ou le propriétaire et l'information de date d'échéance) en gras.
Emailing les minutes
de réunion
Lorsque vous avez terminé avec l'écriture , l'épreuvage et le formatage des minutes de réunion, vous devez les envoyer aux participants à la réunion. Lors de l'envoi de la réunion minutes comprennent tous les participants, même les gens qui ne fréquentent pas. Les minutes sont d'une grande valeur à des gens qui ne pouvaient pas participer à la réunion en personne. Ils peuvent répondre aux minutes avec des commentaires ou poser des questions d'éclaircissement.
Si la discussion évolue après avoir envoyé les premières minutes, assurez-vous que tous les commentaires et les décisions qui se produisent hors ligne sont ajoutés à vos notes de réunion.
Il est généralement préférable d'envoyer les procès-verbaux de réunion au plus tard deux jours après la réunion est terminée. Si vos minutes de réunion contiennent des éléments d'action urgente, vous devez en