Prenant bonne documentation de la réunion crée de la valeur pour vous, votre équipe et vos clients. Tout comme tout autre type de documents, les procès-verbaux de réunions deviennent un dossier que vous pouvez utiliser pour divers besoins de l'entreprise. Tout en créant les minutes de la réunion, il est important de prendre autant de notes que vous pouvez éventuellement. Vous devez noter les opinions, les préoccupations ou des questions de personnes, mais surtout, vous devriez écrire les décisions qui ont été faites
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Vos procès-verbaux devraient suivre la structure de l'ordre du jour de la réunion, qui est généralement envoyé à tous les participants à la réunion.
L'ordre du jour réunion
Chaque réunion devrait commencer avec un ordre du jour de la réunion. Bien que l'ordre du jour de la réunion est pas absolument nécessaire, il est une très bonne idée de planifier à l'avance ce que la réunion sera d'environ. Un programme bien planifié et fait gagner du temps pour une discussion plus productive.
Vous devez envoyer l'ordre du jour de la réunion à l'avance, de sorte que vous informiez les autres parties ce que la réunion est d'environ. Le moment opportun quand envoyer l'ordre du jour de la réunion varie en fonction de la dynamique de votre réunion. Habituellement, il est préférable d'envoyer l'ordre du jour un ou deux jours avant la réunion, mais parfois quelques heures d'avis fonctionne bien aussi.
Si certains de vos articles de l'ordre du jour besoin de temps de préparation de vos participants à la réunion, il est toujours préférable d'envoyer l'ordre du jour de la réunion plus tôt plutôt que plus tard.
Si vous n'êtes pas sûr quand envoyer l'ordre du jour de la réunion, vous pouvez envisager de l'envoyer plusieurs fois. Par exemple, envoyer l'ordre du jour une fois au début, avec assez de temps de préparation avant la réunion, puis l'envoyer une fois de plus proche de la réunion comme un rappel.
Lors de l'envoi l'ordre du jour de la réunion comprennent toujours les informations de réunion, comme le lieu de rencontre, date et l'heure, les numéros d'appel ou des liens de vidéoconférence et mots de passe.
La rédaction du procès-verbal de réunion
Vos procès-verbaux font partie de la documentation de votre projet, et donc, vous devez les traiter comme tels. Vous devriez garder autant de données que possible et bien organiser les documents de la réunion.
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