Les données de capture de données peuvent être saisies manuellement par les systèmes d'ECM de: documents papier qui peuvent soit être analysés pour leurs images, ou pour plus de détails essentiels dans le contenu du document à être transcrites dans une saisie de données sous forme électronique des documents bureautiques électroniques tels que la correspondance, des feuilles de calcul, présentations, et ainsi de suite créé à l'origine sous forme électronique E-mails envoyés ou reçus objets multimédia comme contenu audio ou vidéo, l'animation et l'interactivité microfilm données peuvent également être agencé pour être capturée automatiquement à partir EDI ou XML des documents, des applications ERP, et d'autres applications en ligne-de-entreprise comme la comptabilité ou CAD.
Interfaces automatisées peuvent être construits avec ces sources. Traitement des documents numérisées préliminaires et des télécopies numériques ne sont pas un texte lisible. Pour les convertir en caractères lisibles à la machine, différentes technologies de reconnaissance de caractères sont utilisés.
À l'heure actuelle, ceux-ci comprennent: reconnaissance optique de caractères - OCR - utilisé pour convertir les images de document dactylographié en documents texte avec des caractères lisibles et modifiables Manuscrit Character Recognition - HCR - utilisé pour convertir l'écriture manuscrite ou lettrage en caractères de texte. La technologie n'a pas encore été perfectionné Optical Mark Recognition - OMR - utiliser pour lire des marquages dans des cases à cocher et d'autres champs prédéfinis dans des formulaires, etc.
codes barres standardisés, permettant l'extraction de l'information en utilisant des lecteurs de codes à barres deux OCR et HCR ont été continuellement améliorées en utilisant fonctions d'intelligence artificielle telles que les listes de comparaison, logiques, et de référence. Techniques d'imagerie documentaire aider à améliorer la qualité des images numérisées en améliorant la lisibilité et l'ajustement des images qui ont été capturés dans un angle maladroit.
ECM peut comprendre les données capturées par des formes externes si le système de capture connaît l