La Email Alternative: un extranet pour le partage de documents en ligne
Pourquoi un extranet mieux que e-mail pour le partage de documents? La réponse est simple: email est parfait pour la communication one-to-one, mais pas idéal pour les groupes engagés dans la collaboration de projet. La plupart des programmes de courrier électronique ne fournissent que peu - le cas échéant - moyen efficace de hiérarchiser vos messages et pièces jointes. Tout arrive à la même place, dans l'ordre dans lequel il a été envoyé.
Avec un extranet, tous les documents relatifs au projet sont capturées automatiquement dans un dossier consacré à un projet. Non mélangé avec la dernière blague qui circule autour du bureau. En outre, un extranet peut gérer tout document de taille. Avec l'e-mail, vous courez le risque de grosses pièces jointes ne passant pas par l'entreprise pare-feu. Partage d'une présentation power point avec un groupe est un parfait exemple. Avec le courrier électronique, il faut casser les présentations en petits morceaux, chaque section attachée à un courriel séparé.
Les sections ne sont pas arrivés en même temps, et il peut être assez déroutant pour tout le monde. Imaginez partager trois présentations, chacune en 3 parties, à six personnes. Ce serait neuf courriels à six personnes. Cinquante-quatre messages! L'utilisation d'un extranet, les présentations peuvent être envoyés en même temps, tous intacts, déposé automatiquement dans un dossier de projet unique avec tous les autres matériels connexes. Et tout le monde a accès à la même époque.
Beaucoup extranets rendre encore plus facile, en utilisant des alertes automatiques par courriel qui informent les bénéficiaires que les présentations sont disponibles, et en fournissant une fonction de commentaire qui permet à chaque utilisateur de partager leur point de vue. Un extranet assure que les documents importants arrivent à la bonne place, prêt pour une réponse instantanée. Et il met les documents et les messages connexes ensemble.
Le budget, le calendrier, le plan stratégique, présentation power point, les notes et les commentaires de tout le monde - ils apparaissent tous sur la même page. Pas de tri dans une longue liste d'e-mails non apparentées. Un dernier point. Beaucoup extranets sont sécurisées avec un cryptage 128 bits, de la même protection utilisé pour protéger les transactions financières. Email, d'autre part, peut atterrir dans les mains de qui que ce soit, ce qui est OK si vous