Additionally, il peut y avoir des problèmes si le contrat est pas renouvelé à son échéance, en raison de problèmes dans la récupération de l'ancien contrat. Le contrat particulier pourrait même être perdu à un competitor.Retrieval peut en effet être lente si ceux-ci sont gardés comme des documents papier déposées dans des dossiers papier qui sont stockés dans des classeurs dans les chambres de dépôt à de nombreux endroits géographiques, comme cela est susceptible d'être le cas pour une entreprise mondiale.
Accès Distribué les documents d'un problème majeur avec les contrats sur papier est qu'il est difficile pour les autres bureaux de s'y référer. Si un autre bureau ou le bureau avocat de tête nécessaires pour examiner le contrat, le bureau d'origine devra faxer à eux, ou expédier le document original, ou de recourir à une autre procédure similaire. Tous ces impliquent localiser le contrat parmi les nombreux documents papier stockées dans la solution d'imagerie documentaire fichier Room.A aide les organisations dans une telle situation.
Les documents papier peuvent être convertis en images électroniques, et traitées en outre pour en faire des documents de texte lisibles par machine. Suivant les étapes d'indexation et de création de métadonnées. Documents auront métadonnées telles que les tags et de brefs résumés de contenu attachés à them.The documents électroniques peuvent être stockées dans un serveur central qui peut être recherché par des personnes autorisées à partir de n'importe où, à condition qu'ils aient accès à Internet. Ce serait vraiment être distribué accès, très différente de la lourdeur du processus plus tôt.
Safer stockage des documents papier
Avec l'accès facile fournie aux images électroniques de documents originaux, il ne serait que de rares occasions que le papier d'origine le document devra être consultée. Cela permet de stocker ceux-ci dans un établissement spécialisé distinct qui